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Calculadora de presupuesto por asistente para festivales

Esta calculadora reparte el presupuesto principal de un festival entre la asistencia prevista para obtener un coste medio por persona. Permite introducir por separado producción y artistas, recinto e infraestructuras, seguridad y personal, y otros servicios, de modo que el resultado no dependa de una única cifra global difícil de revisar.

El coste por asistente es útil para comparar escenarios de aforo, valorar si un presupuesto crece de forma proporcional al público y establecer una referencia antes de estudiar ingresos por entradas, barras, patrocinio u otras vías. No equivale al precio de entrada necesario: para fijar precios o analizar rentabilidad también hay que considerar impuestos, comisiones, ingresos complementarios y la mezcla real de tipos de entrada.

Presupuesto del festival

€
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personas
Resultado
—
de presupuesto por asistente
Presupuesto total—
Producción y artistas—
Asistencia utilizada—

1. Desglosa los costes principales
Introduce producción y artistas, recinto, personal y el resto de servicios que quieras incluir.

2. Mantén el mismo criterio contable
Evita mezclar importes con y sin impuestos o duplicar costes ya incluidos en otro bloque.

3. Introduce la asistencia prevista
Usa el número de personas que realmente esperas atender, no necesariamente el aforo máximo autorizado.

4. Revisa el coste unitario
Observa cuánto presupuesto corresponde, de media, a cada asistente.

5. Compara escenarios
Cambia la asistencia o una partida para ver qué factores mueven más el coste por persona.

Fórmula:

Presupuesto por asistente = (Producción + Recinto + Personal + Otros costes) / Asistentes previstos

Todos los costes se expresan en euros y la asistencia en personas.

Qué significa el resultado

El resultado muestra el coste medio presupuestado por cada asistente previsto, no el coste marginal de una persona adicional.

No es un precio de entrada recomendado ni una medida directa de rentabilidad.

Datos: 180.000 € de producción, 75.000 € de recinto, 62.000 € de personal, 43.000 € de otros costes y 8.500 asistentes.

Cálculo: presupuesto total = 180.000 + 75.000 + 62.000 + 43.000 = 360.000 €. Coste por asistente = 360.000 / 8.500 = 42,35 €.

Interpretación: el presupuesto representa unos 42,35 € por asistente antes de analizar ingresos o margen.

¿Debo usar aforo máximo o asistencia esperada?

Para una visión presupuestaria realista, suele ser más útil la asistencia esperada. El aforo máximo puede servir para un escenario de capacidad completa.

¿Incluyo el IVA en los costes?

Puedes hacerlo si mantienes el mismo criterio en todas las partidas. Lo importante es no mezclar importes con y sin impuestos de forma inconsistente.

¿Un coste por asistente bajo significa que el festival es rentable?

No. La rentabilidad depende de los ingresos netos y de otros costes o comisiones. Esta calculadora solo reparte el presupuesto entre asistentes.

¿Cómo comparo dos festivales de distinto tamaño?

El coste por asistente permite una comparación inicial, pero conviene acompañarlo de nivel de producción, duración, servicios incluidos y fuentes de ingresos.

¿Qué ocurre si sube la asistencia y los costes variables también?

Actualiza las partidas que cambien con el público. Si mantienes todos los costes fijos, el cálculo podría subestimar el presupuesto necesario para una mayor asistencia.