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GDPR Compliance Retention Deadline Planner

Esta herramienta calcula una fecha operativa de revisión y una fecha objetivo de eliminación o anonimización a partir de una fecha inicial y del periodo de conservación que la organización haya definido para una categoría de datos. El RGPD aplica el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales no deben mantenerse identificables más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.

No existe un plazo universal del RGPD aplicable a todos los datos. Algunas obligaciones sectoriales o nacionales pueden exigir conservaciones específicas y, en otros casos, el periodo debe justificarse por la finalidad. Por eso la calculadora no propone un plazo legal: utiliza el periodo que el usuario introduce y permite adelantar una revisión interna antes de la fecha objetivo.

Fecha y política de conservación

días
Resultado
—
fecha objetivo de eliminación o anonimización
Inicio recomendado de revisión—
Periodo aplicado—
Días desde hoy—

1. Selecciona la fecha inicial
Usa la fecha que tu política considere relevante: por ejemplo, fin de la relación, cierre del expediente o momento en que deja de ser necesaria la finalidad principal.

2. Introduce el periodo aprobado
Escribe el plazo que resulte de tu política, base legal, obligación sectorial o análisis de necesidad.

3. Elige la unidad
Trabaja en días, meses o años según cómo esté documentado el criterio de conservación.

4. Programa la revisión
Indica cuántos días antes de la fecha objetivo quieres iniciar la comprobación de excepciones, bloqueos, litigios o necesidades de archivo.

5. Documenta la decisión
Conserva la justificación del periodo y actualízala cuando cambien la finalidad o las obligaciones aplicables.

Fecha objetivo = Fecha inicial + Periodo de conservación
Fecha de revisión = Fecha objetivo − Días de antelación

Para meses y años se realiza una suma de calendario, conservando el día del mes cuando existe y ajustándolo al último día válido cuando sea necesario.

El artículo 5.1.e del RGPD exige no conservar datos identificables más tiempo del necesario, con excepciones y salvaguardas para determinados fines de archivo, investigación o estadística. Referencia normativa: Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Qué significa el resultado

La fecha calculada es un hito de política basado exclusivamente en el plazo introducido. Antes de eliminar o anonimizar datos deben revisarse obligaciones de conservación, bloqueos, reclamaciones y demás bases aplicables.

No utilices la fecha como plazo legal automático. Los periodos pueden provenir de legislación nacional o sectorial y variar según la categoría de datos y la finalidad.

Datos:

  • Fecha inicial: 15/01/2026
  • Periodo: 24 meses
  • Revisión: 30 días antes

Cálculo:
Fecha objetivo = 15/01/2026 + 24 meses = 15/01/2028
Inicio de revisión = 15/01/2028 − 30 días = 16/12/2027

Resultado:
Fecha objetivo: 15/01/2028.

Interpretación:
La organización debería revisar el expediente desde el 16/12/2027 y confirmar si procede eliminar, anonimizar o conservar por una obligación válida.

¿El RGPD fija un número de años para conservar datos personales?

No de forma general. La conservación debe limitarse a lo necesario para la finalidad, aunque otras normas pueden establecer plazos específicos para determinadas categorías o documentos.

¿Desde qué fecha debe empezar a contar el plazo?

Depende de la política y de la base jurídica aplicable. Puede ser desde la recogida, la última interacción, el fin del contrato, el cierre del expediente u otro evento justificable.

¿Eliminar y anonimizar son equivalentes?

Ambas pueden poner fin a la conservación de datos personales identificables si la anonimización es efectiva e irreversible. La seudonimización, por sí sola, normalmente sigue siendo tratamiento de datos personales.

¿Qué ocurre si existe un litigio o una obligación de conservación?

Puede ser necesario suspender la eliminación para los datos relevantes. La organización debe documentar la excepción, limitar el acceso y revisar cuándo deja de existir la necesidad.

¿Por qué conviene una fecha de revisión anterior al vencimiento?

Permite validar excepciones, responsables y métodos de eliminación antes de que llegue el plazo, reduciendo el riesgo de conservar datos sin justificación por retrasos operativos.