toolbox
Inicio / Empleo, salarios y personal / Calculadora de brecha de capacidad por absentismo

Calculadora de brecha de capacidad por absentismo

Esta calculadora estima si la capacidad disponible después de considerar el absentismo previsto alcanza para cubrir las horas de trabajo necesarias en un periodo. Parte de la plantilla disponible, las horas programables por persona, la tasa de ausencia esperada y la demanda de horas. El resultado muestra una brecha cuando la capacidad neta queda por debajo de la necesidad, o un margen cuando la supera.

Puede utilizarse para preparar turnos, dimensionar coberturas o comparar escenarios antes de recurrir a sustituciones y horas extra. La tasa de absentismo funciona como una expectativa agregada; no indica qué personas faltarán ni cuándo. Por eso conviene aplicarla a periodos suficientemente amplios y actualizarla con datos recientes de cada unidad. Si la demanda cambia mucho por día o por franja, complemente el resultado total con una planificación más detallada, ya que una capacidad suficiente en promedio puede ocultar déficits puntuales.

Datos de entrada

h
%
h
Resultado
—
brecha de capacidad prevista
Capacidad bruta—
Capacidad neta prevista—
Margen o déficit—

1. Define la plantilla disponible
Cuenta solo a las personas que pueden aportar horas en el periodo analizado.

2. Indica las horas programables
Usa las horas máximas planificables por persona antes de aplicar el absentismo.

3. Añade el absentismo esperado
Introduce una tasa basada en datos comparables del equipo o del mismo tipo de periodo.

4. Introduce la demanda
Especifica las horas que deben cubrirse para cumplir el plan de trabajo.

5. Revisa brecha y margen
Una brecha positiva indica horas que faltan; si no hay brecha, el desglose muestra el margen disponible.

Capacidad neta = Empleados × Horas por empleado × (1 − Absentismo); Brecha = máximo(Horas requeridas − Capacidad neta, 0)

Absentismo: tasa esperada expresada como decimal en la fórmula.

Horas requeridas: demanda total de trabajo para el mismo periodo.

Capacidad neta: horas que se espera conservar después del absentismo.

Supuestos: Se supone que las horas de todos los empleados son intercambiables para la demanda analizada y que el absentismo se distribuye de forma proporcional.

Qué significa el resultado

La brecha indica cuántas horas faltan después de aplicar el absentismo esperado. Si es cero, la capacidad neta alcanza la demanda indicada.

Una brecha total de cero no garantiza cobertura en cada turno; revise también distribución por habilidades, horarios y ubicación.

Datos:

  • 60 empleados
  • 40 h programables por persona
  • 5 % de absentismo
  • 2.350 h requeridas

Cálculo:
60 × 40 = 2.400 h de capacidad bruta
2.400 × (1 − 0,05) = 2.280 h netas
2.350 − 2.280 = 70 h

Resultado: 70 horas de brecha

Interpretación: El plan necesita unas 70 horas adicionales de capacidad para cubrir la demanda prevista bajo ese supuesto de absentismo.

¿Qué tasa de absentismo debería usar?

Preferentemente una tasa reciente del mismo equipo y periodo comparable. Si hay estacionalidad, use escenarios bajo, central y alto en vez de un único promedio anual.

¿Las vacaciones deben reducir también la capacidad?

Sí, si las horas programables todavía las incluyen. Si ya ha introducido horas netas de vacaciones y otras ausencias planificadas, no vuelva a descontarlas dentro de la tasa.

¿Qué significa una brecha de cero?

Que la capacidad neta calculada es igual o superior a las horas requeridas. No significa necesariamente que todas las franjas o habilidades estén correctamente cubiertas.

¿Puedo usarla para un solo turno?

Sí, siempre que empleados, horas, absentismo y demanda correspondan exactamente a ese turno. En periodos muy cortos, una tasa promedio puede ser menos representativa.

¿En qué se diferencia del estimador de coste anual del absentismo?

Esta calculadora se centra en horas disponibles frente a demanda. El estimador de coste convierte las horas de ausencia en una aproximación económica.