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Calculadora de presupuesto para eventos

Esta calculadora compara el presupuesto total de un evento con las principales partidas de gasto previstas. Reúne espacio, catering, producción o proveedores, desplazamientos y otros costes para mostrar el importe comprometido, el porcentaje de presupuesto utilizado y el margen restante.

Puede utilizarse para celebraciones privadas, reuniones profesionales, talleres o eventos comunitarios siempre que adaptes las categorías a tu caso. Resulta especialmente práctica al evaluar presupuestos de proveedores o cuando hay que decidir qué partidas pueden ampliarse sin superar el límite. Al trabajar con estimaciones antes de contratar, también permite crear escenarios alternativos y reservar margen para costes que todavía no estén cerrados.

Presupuesto total del evento

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Resultado
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Coste previsto del evento
Porcentaje del presupuesto—
Margen disponible—
Presupuesto total—

1. Introduce el presupuesto total
Indica el límite global disponible para el evento.

2. Añade las partidas contratables
Registra espacio, catering, producción, desplazamientos y otros costes previstos.

3. Usa presupuestos comparables
Incluye impuestos o tasas en todos los importes si quieres trabajar con costes finales.

4. Comprueba el porcentaje utilizado
La calculadora suma las partidas y las compara con el límite.

5. Prueba distintos escenarios
Ajusta proveedores o servicios para ver cómo cambia el margen antes de tomar decisiones.

Coste previsto = espacio + catering + producción + desplazamientos + otros; Margen = presupuesto − coste previsto; % usado = coste previsto / presupuesto × 100

Variables:

  • Coste previsto: suma de las partidas estimadas, en euros
  • Presupuesto: límite total del evento, en euros
  • Margen: cantidad disponible o exceso
  • % usado: fracción del presupuesto ya asignada

Supuestos: Todas las partidas deben estar expresadas en la misma moneda y referirse al mismo evento. La herramienta no añade automáticamente impuestos ni contingencias.

Qué significa el resultado

El total muestra cuánto costaría el evento con las cifras actuales. Un margen positivo es presupuesto aún no comprometido; uno negativo es un sobrecoste previsto.

El cálculo no añade automáticamente una reserva de contingencia; si quieres apartarla, inclúyela dentro de otros costes.

Datos:
Presupuesto: 5.000 €; espacio: 1.200 €; catering: 1.800 €; producción: 900 €; viajes: 450 €; otros: 300 €.

Cálculo:
Coste previsto: 1.200 + 1.800 + 900 + 450 + 300 = 4.650 €. Margen: 5.000 − 4.650 = 350 €. Porcentaje usado: 4.650 / 5.000 × 100 = 93 %.

Resultado:
Coste previsto: 4.650 €; margen: 350 €; presupuesto utilizado: 93 %.

Interpretación:
Quedan 350 € sin asignar, que pueden reservarse para imprevistos o para ampliar alguna partida.

¿Conviene incluir una reserva para imprevistos en “otros costes”?

Sí, si ya has decidido una cantidad de contingencia puedes incorporarla como una partida más. De ese modo el margen restante representa dinero realmente libre después de esa reserva.

¿Debo introducir importes con impuestos?

Usa un criterio uniforme. Si tu objetivo es conocer el desembolso final, introduce costes con impuestos y tasas incluidos siempre que los conozcas.

¿Qué significa un margen negativo?

Que las partidas estimadas superan el presupuesto total. El valor absoluto indica cuánto habría que reducir costes o incrementar el presupuesto.

¿Puedo usarla para comparar dos propuestas de proveedores?

Sí. Introduce una combinación de costes, anota el resultado y después sustituye las cifras por la segunda propuesta para comparar el total y el margen.

¿Esta calculadora reparte el presupuesto entre asistentes?

No. Está orientada al control del coste global del evento; para métricas por persona necesitarías añadir el número de asistentes y dividir el coste total entre ellos.