1. Identifica el evento que inicia el plazo. Usa la fecha que tu norma o política considere relevante, como cierre del caso, fin de la relación o creación del registro.
2. Introduce el periodo aplicable. Expresa en días la duración de conservación ya determinada para ese tipo de registro.
3. Añade un margen interno si procede. El margen sirve para preparar la revisión o ejecución; no sustituye ni modifica el plazo legal.
4. Revisa la fecha objetivo. La herramienta muestra la fecha de fin de conservación y una fecha operativa que incorpora el margen.
5. Comprueba excepciones. Antes de borrar o anonimizar, verifica si existe una retención por litigio, auditoría, investigación o requisito contractual.