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Estimador de capacidad facturable para ejecutivo fraccional

Este estimador calcula cuántas horas facturables puede ofrecer un ejecutivo fraccional a lo largo de una semana, un mes y un año, separando el tiempo realmente vendible del dedicado a administración, preparación, captación, coordinación y otras tareas no facturables. Resulta útil para profesionales que reparten su capacidad entre varias empresas y necesitan comprobar si una cartera de clientes cabe en su calendario sin asumir una ocupación irreal.

La cifra principal es la capacidad facturable anual estimada. A partir de ella también se muestran las horas facturables por semana y una media mensual. El resultado sirve como punto de partida para fijar límites de carga, estimar ingresos potenciales o decidir cuánto tiempo reservar para actividades internas. No sustituye una planificación detallada: semanas con viajes, cierres, vacaciones o picos de trabajo pueden reducir la capacidad real.

Datos de cálculo

h
%
sem
h
Resultado
—
horas facturables al año
Capacidad facturable semanal—
Media facturable mensual—
Capacidad anual libre—

1. Indica tu jornada semanal
Introduce las horas totales que esperas dedicar al trabajo profesional en una semana normal.

2. Separa el tiempo no facturable
Anota el porcentaje destinado a administración, ventas, preparación, desplazamientos o coordinación interna.

3. Ajusta las semanas activas
Excluye vacaciones, festivos prolongados y semanas que sabes que no estarán disponibles para clientes.

4. Añade compromisos existentes
Si ya tienes contratos activos, introduce sus horas anuales previstas para calcular la capacidad aún libre.

5. Revisa la capacidad
Compara el total anual, la media mensual y las horas libres antes de aceptar nueva carga.

Horas facturables/semana = horas semanales × (1 − % no facturable / 100) ; Capacidad anual = horas facturables/semana × semanas activas ; Capacidad libre = capacidad anual − horas comprometidas

Variables:

  • Horas semanales: tiempo total de trabajo previsto cada semana, en horas.
  • % no facturable: proporción de la jornada que no se puede facturar directamente al cliente.
  • Semanas activas: semanas realmente disponibles durante el año.
  • Horas comprometidas: horas ya asignadas a contratos o proyectos existentes.

Supuestos: La distribución del trabajo se trata como estable durante las semanas activas y no se añaden horas extra de forma automática.

Qué significa el resultado

La capacidad es una estimación operativa; contratos, reuniones imprevistas y periodos de baja disponibilidad pueden modificarla.

Usa el resultado como referencia y revisa los supuestos cuando cambien los datos de entrada.

Datos:

  • 40 h de trabajo por semana
  • 30 % de tiempo no facturable
  • 46 semanas activas
  • 600 h ya comprometidas

Cálculo:
40 × (1 − 0,30) = 28 h/semana; 28 × 46 = 1.288 h/año; 1.288 − 600 = 688 h libres.

Resultado:
Capacidad facturable anual: 1.288 h; capacidad libre: 688 h.

Interpretación: La cartera actual utiliza algo menos de la mitad de la capacidad facturable estimada, dejando margen para nuevos encargos o para absorber desviaciones.

¿Debo incluir reuniones internas como tiempo facturable?

Solo si el contrato permite facturarlas al cliente. Si no, conviene incluirlas dentro del porcentaje no facturable para no sobreestimar la capacidad.

¿Por qué se usan semanas activas en vez de 52 semanas?

Porque vacaciones, festivos y periodos sin disponibilidad reducen el tiempo realmente vendible. Usar únicamente las semanas que piensas trabajar produce una estimación más útil.

¿Qué hago si mi carga cambia mucho entre clientes?

Puedes usar una media anual o repetir el cálculo por escenarios. Para una agenda muy estacional, conviene complementar esta cifra con una planificación mensual.

¿Puede la capacidad libre ser negativa?

Sí. Significa que las horas ya comprometidas superan la capacidad calculada con los supuestos actuales y que sería necesario reducir carga, ampliar disponibilidad o revisar el porcentaje no facturable.

¿Esto calcula cuánto debería cobrar?

No. Mide capacidad de tiempo, no tarifa. Para fijar precios conviene relacionar las horas facturables con ingresos objetivo, costes y margen deseado.