- Introduce los costes fijos. Incluye los gastos que deben cubrirse aunque la asistencia cambie.
- Estima el ingreso medio por asistente. Puede incluir entrada y otras aportaciones que razonablemente varíen con cada persona, siempre que no se contabilicen dos veces.
- Indica el coste variable por persona. Añade los costes que aumentan con cada asistente, como catering o materiales.
- Comprueba el margen. Para existir un punto de equilibrio, el ingreso medio por persona debe superar su coste variable.
- Revisa la asistencia mínima. El resultado se redondea hacia arriba porque el equilibrio debe alcanzarse con personas completas.
Calculadora de asistencia de equilibrio para gala benéfica
Esta calculadora estima el número mínimo de asistentes que una gala benéfica necesita para cubrir sus costes fijos bajo unas hipótesis sencillas de ingreso y coste por persona. La clave es el margen de contribución: el ingreso medio atribuible a cada asistente menos el coste variable que genera su presencia.
El resultado es útil para comprobar si un objetivo de venta de entradas o de aportación media puede sostener el evento antes de considerar el excedente destinado a la causa. También permite ensayar cambios de precio, patrocinio distribuido por asistente o costes de catering. Si parte de los ingresos no depende de la asistencia —por ejemplo, una subvención o patrocinio fijo— puede restarse de los costes fijos antes de usar la herramienta, siempre que esa financiación esté realmente comprometida.
Ingresos y costes de equilibrio
€
€/persona
€/persona
Resultado
—
asistentes para alcanzar el equilibrio
Margen por asistente—
Ingresos en el punto de equilibrio—
Costes variables en equilibrio—
Margen por asistente = Ingreso medio por asistente − Coste variable por asistente
Asistencia de equilibrio = ⌈Costes fijos / Margen por asistente⌉
Los importes se expresan en euros por persona o euros totales. El cálculo requiere que el margen por asistente sea positivo.
El modelo supone que ingreso y coste variable medios se mantienen aproximadamente constantes alrededor del punto de equilibrio. Ingresos por subastas, grandes donaciones o patrocinios no ligados al número de asistentes pueden necesitar un tratamiento separado.
Qué significa el resultado
La cifra indica el número mínimo de asistentes necesario para que el margen acumulado cubra los costes fijos introducidos.
Alcanzar el equilibrio no significa alcanzar un objetivo de recaudación benéfica; para ello habría que sumar el excedente deseado a los costes a cubrir.
Datos: 30.000 € de costes fijos, 200 € de ingreso medio por asistente y 80 € de coste variable por persona.
Cálculo: margen = 200 − 80 = 120 € por asistente. Equilibrio = 30.000 / 120 = 250.
Resultado: se necesitan 250 asistentes para cubrir exactamente los costes bajo estas hipótesis.
Con menos asistentes habría déficit; a partir del siguiente asistente empezaría a generarse excedente, si los valores medios se mantienen.
¿Puedo incluir donaciones en el ingreso medio?
Sí, si son razonablemente atribuibles a cada asistente y puedes estimar un promedio defendible. Donaciones extraordinarias o ingresos no ligados a la asistencia suelen modelarse mejor por separado.
¿Qué hago con un patrocinio fijo confirmado?
Una forma sencilla es restarlo de los costes fijos que todavía deben cubrirse. No lo incluyas además en el ingreso por asistente, porque se contabilizaría dos veces.
¿Por qué no hay punto de equilibrio si el coste variable supera al ingreso?
Porque cada nuevo asistente aumentaría la pérdida en lugar de aportar margen para cubrir costes fijos. Tendrías que aumentar el ingreso medio, reducir el coste variable o añadir ingresos fijos.
¿El resultado garantiza una recaudación positiva para la causa?
No. El punto de equilibrio solo cubre los costes definidos. Si quieres obtener, por ejemplo, 20.000 € netos para la causa, añade ese objetivo al importe que debe cubrirse antes de dividir por el margen.
¿Debo comparar esta cifra con el aforo?
Sí. Si la asistencia de equilibrio supera el aforo operativo del recinto, el modelo actual no es viable sin cambiar ingresos, costes, capacidad o una combinación de ellos.