- Reúne los costes fijos. Suma alquiler, producción, decoración u otros conceptos que no cambien directamente con cada invitado.
- Estima el coste variable. Introduce el gasto medio que aumenta por cada asistente, como catering o materiales individuales.
- Indica la asistencia prevista. Usa el número de invitados que esperas atender, no la capacidad máxima si no prevés llenarla.
- Configura la contingencia. Añade un porcentaje para imprevistos si todavía existe incertidumbre presupuestaria.
- Compara el coste por invitado. Revisa el presupuesto total y el importe unitario para evaluar distintos tamaños de gala.
Calculadora de presupuesto por invitado para gala benéfica
Esta calculadora estima cuánto presupuesto corresponde a cada invitado de una gala benéfica. Combina los costes fijos del evento con un coste variable por asistente y aplica, si se desea, una reserva de contingencia antes de dividir el total entre el número previsto de invitados.
El indicador permite comparar formatos de gala con distinto tamaño y detectar cómo los costes fijos se reparten al aumentar o disminuir la asistencia. También es útil para contrastar el coste de producción con el precio de la entrada, la aportación media esperada o los objetivos de captación. El resultado describe costes de organización; no equivale por sí mismo al coste neto de la recaudación ni al beneficio benéfico final.
Costes y asistencia
€
€/persona
personas
%
Resultado
—
de presupuesto por invitado
Presupuesto antes de contingencia—
Reserva de contingencia—
Presupuesto total—
Subtotal = Costes fijos + (Coste variable por invitado × Invitados)
Presupuesto total = Subtotal × (1 + Contingencia / 100)
Presupuesto por invitado = Presupuesto total / Invitados
Los importes se expresan en euros y la asistencia en personas. La contingencia se aplica al subtotal completo en este modelo.
Si una partida solo debe llevar contingencia parcial o tiene impuestos, comisiones o aportaciones en especie con un tratamiento diferente, conviene incorporarla previamente al importe que corresponda en lugar de asumir que todos los costes se comportan igual.
Qué significa el resultado
El resultado principal muestra cuánto presupuesto total corresponde, en promedio, a cada invitado previsto.
Para medir rentabilidad o recaudación neta, compara este coste con ingresos y donaciones usando un modelo de ingresos separado.
Datos: 24.000 € de costes fijos, 65 € variables por invitado, 300 invitados y 7 % de contingencia.
Cálculo: subtotal = 24.000 + (65 × 300) = 43.500 €. Contingencia = 43.500 × 0,07 = 3.045 €. Presupuesto total = 46.545 €. Por invitado = 46.545 / 300 = 155,15 €.
Resultado: presupuesto estimado de 155,15 € por invitado.
La cifra facilita comparar el coste de producir la gala con el valor económico esperado de cada plaza.
¿Qué gastos se consideran fijos?
Son los que, dentro del rango analizado, no cambian directamente al añadir un invitado: por ejemplo, alquiler del espacio, producción audiovisual o una tarifa cerrada de entretenimiento. Clasifícalos según tus contratos reales.
¿Debo incluir las donaciones como reducción de coste?
No en esta calculadora. Aquí se calcula presupuesto de gasto por invitado. Las donaciones, patrocinios y entradas son ingresos y deben compararse después para obtener margen o recaudación neta.
¿Qué pasa si aumenta la asistencia?
El coste variable total sube, pero los costes fijos se reparten entre más personas. Por eso el presupuesto por invitado puede bajar aunque el presupuesto total aumente.
¿Puedo usar otra moneda?
El cálculo matemático es independiente de la moneda, pero esta página presenta los resultados en euros. Si trabajas en otra moneda, introduce todos los costes en la misma unidad y interpreta el símbolo de forma equivalente.
¿En qué se diferencia del punto de equilibrio?
El presupuesto por invitado describe el coste medio. El punto de equilibrio calcula cuántos asistentes hacen falta para que el margen por persona cubra los costes fijos.