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Calculadora de presupuesto de catering de boda por invitado

Esta calculadora distribuye el presupuesto de catering de una boda entre los invitados y muestra, además, el importe variable disponible por persona después de separar costes fijos del servicio. Es útil para comparar propuestas, revisar la lista de asistentes o entender cuánto margen queda para comida y bebida cuando existen cargos fijos como montaje, transporte, cocina temporal o determinados alquileres.

El resultado principal es una media sencilla del presupuesto completo por invitado. El desglose variable resta primero los costes fijos indicados, lo que ayuda a distinguir entre partidas que se reparten entre toda la asistencia y costes que pueden crecer con cada persona. Esta separación es una aproximación de planificación: los proveedores pueden aplicar mínimos, escalones de precio, suplementos, impuestos o cargos por personal que no encajan perfectamente en una división entre fijo y variable.

Catering y asistencia

€
personas
€
Resultado
—
Presupuesto de catering por invitado
Presupuesto variable—
Variable por invitado—
Peso de costes fijos—

1. Introduce el presupuesto de catering
Incluye solo las partidas que quieras analizar como servicio de catering.

2. Indica los invitados con servicio
Cuenta a las personas para las que el proveedor presupuestará comida o bebida en el escenario.

3. Separa los costes fijos
Añade cargos que no cambien directamente con cada invitado; usa 0 si prefieres una media simple.

4. Revisa el coste medio
El resultado principal reparte el presupuesto completo entre los invitados.

5. Compara el componente variable
El desglose muestra cuánto queda por persona tras descontar los costes fijos introducidos.

Presupuesto de catering por invitado = Presupuesto total de catering ÷ Invitados

Variables:

  • Presupuesto total de catering: importe destinado al servicio analizado, en euros
  • Invitados: personas incluidas en el servicio
  • Costes fijos de catering: parte del presupuesto que no escala directamente con la asistencia
  • Variable por invitado: (Presupuesto total − Costes fijos) ÷ Invitados

Supuestos: La herramienta usa una clasificación simple de costes. Los contratos con mínimos, escalones o cargos mixtos pueden requerir un análisis por partidas.

Qué significa el resultado

Los 20 € restantes por persona equivalen al reparto de los 2.800 € de costes fijos entre los 140 asistentes.

Compara siempre presupuestos con el mismo alcance y revisa mínimos, suplementos, impuestos y personal incluidos.

Datos:

  • Presupuesto de catering: 16.800 €
  • Invitados: 140
  • Costes fijos: 2.800 €

Cálculo:
Media total = 16.800 ÷ 140 = 120 €/invitado. Variable total = 16.800 − 2.800 = 14.000 €. Variable por invitado = 14.000 ÷ 140 = 100 €.

Resultado: 120 € por invitado de media; 100 € variables por invitado

Interpretación: Los 20 € restantes por persona equivalen al reparto de los 2.800 € de costes fijos entre los 140 asistentes.

¿Incluyo bebidas en el presupuesto de catering?

Inclúyelas si forman parte del alcance que quieres analizar. Si la barra se contrata y presupuesta por separado, puede ser más claro excluirla y calcularla aparte.

¿Debo contar proveedores y personal que comen durante el evento?

Si generan un coste de catering, inclúyelos en una categoría o cálculo separado cuando su tarifa o menú difiera del de los invitados.

¿Qué cargos se pueden tratar como fijos?

Por ejemplo, ciertos transportes, montajes o alquileres que no cambian con pequeñas variaciones de asistencia. La clasificación exacta depende del contrato.

¿La media por invitado coincide con el precio del menú?

No necesariamente. La media incluye todos los costes de catering que hayas puesto en el presupuesto, no solo el precio base del menú.

¿Cómo uso el resultado para comparar proveedores?

Asegúrate de que los presupuestos comparados incluyen el mismo alcance, impuestos y cargos. Después, la cifra por invitado ayuda a normalizar propuestas con distintos totales o tamaños de evento.