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Calculadora de asistencia de equilibrio del catering de boda

Esta calculadora estima cuántos asistentes hacen falta para que un servicio de catering cubra sus costes fijos cuando existe un ingreso o aportación por invitado y un coste variable por persona. El modelo resulta útil para analizar paquetes de catering vendidos por plaza, eventos financiados mediante entradas o cualquier escenario en el que la asistencia genere un ingreso medible; no implica que una boda privada deba plantearse con fines comerciales.

Cada invitado aporta un margen de contribución igual al ingreso unitario menos el coste variable unitario. Ese margen se utiliza para absorber los costes fijos de cocina, montaje, transporte, equipamiento u otros conceptos que hayas clasificado como fijos. La herramienta redondea hacia arriba el número mínimo de asistentes. Si los precios cambian por tramos, existen mínimos contractuales o parte de los asistentes tiene tarifas distintas, conviene repetir el análisis por escenarios o utilizar un modelo más detallado.

Costes e ingreso unitario

€
€
€
Resultado
—
Asistencia mínima de equilibrio
Margen por invitado—
Ingresos en equilibrio—
Coste total variable—

1. Introduce los costes fijos del servicio
Agrupa los costes de catering que quieras recuperar y que no cambien directamente con cada invitado.

2. Añade el ingreso por persona
Usa el precio, aportación o ingreso medio atribuible a cada asistente.

3. Indica el coste variable unitario
Incluye comida, bebida u otros costes que crezcan aproximadamente con cada persona.

4. Comprueba el margen unitario
El ingreso debe ser mayor que el coste variable para que exista un punto de equilibrio.

5. Revisa la asistencia mínima
La cifra final se redondea al siguiente invitado entero capaz de cubrir los costes fijos bajo los supuestos medios.

Asistencia de equilibrio = Costes fijos de catering ÷ (Ingreso por invitado − Coste variable por invitado)

Variables:

  • Costes fijos de catering: gastos del servicio que no dependen directamente de la asistencia
  • Ingreso por invitado: ingreso medio asociado a cada asistente
  • Coste variable por invitado: coste incremental medio de catering por asistente
  • Margen de contribución: ingreso unitario menos coste variable unitario

Supuestos: El modelo supone precios y costes unitarios constantes. Los escalones de precio, mínimos de proveedor, impuestos o tipos de invitado diferentes pueden cambiar el punto real de equilibrio.

Qué significa el resultado

Con 120 asistentes, el margen total de contribución sería 7.200 €, igualando los costes fijos introducidos.

El equilibrio depende del margen unitario y puede cambiar cuando hay mínimos, tramos de precio o grupos con tarifas distintas.

Datos:

  • Costes fijos de catering: 7.200 €
  • Ingreso por invitado: 150 €
  • Coste variable por invitado: 90 €

Cálculo:
Margen = 150 − 90 = 60 €/invitado. Asistencia = 7.200 ÷ 60 = 120.

Resultado: 120 invitados

Interpretación: Con 120 asistentes, el margen total de contribución sería 7.200 €, igualando los costes fijos introducidos.

¿Cuál es la diferencia con el presupuesto de catering por invitado?

El presupuesto por invitado reparte un coste total entre asistentes. El punto de equilibrio calcula cuántos asistentes hacen falta para cubrir costes cuando cada persona genera un margen de contribución.

¿Qué pasa si el coste variable es mayor que el ingreso por invitado?

No se puede cubrir el coste fijo aumentando asistentes bajo esos supuestos, porque cada persona añade una pérdida. La calculadora exige un margen unitario positivo.

¿Debo incluir impuestos en los costes?

Inclúyelos si forman parte del coste o ingreso que quieres modelar, manteniendo el tratamiento coherente entre todos los campos.

¿Cómo afectan los mínimos del proveedor?

Pueden crear costes que no siguen una relación lineal con la asistencia. Si el contrato tiene mínimos o tramos, calcula escenarios separados para cada tramo.

¿La asistencia calculada es una recomendación de tamaño de boda?

No. Es únicamente un umbral económico del modelo de catering. La capacidad del recinto, el presupuesto total y las preferencias del evento deben evaluarse por separado.