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Calculadora de presupuesto de boda por invitado

Esta calculadora convierte el presupuesto total de una boda en un importe medio por invitado y, además, muestra cuánto queda por persona después de separar los costes fijos. Es útil al ajustar la lista de invitados, negociar partidas variables o comprobar si un presupuesto global encaja con el tamaño previsto del evento.

El coste medio total por invitado distribuye todo el presupuesto entre los asistentes, mientras que el presupuesto variable por invitado descuenta primero elementos que no cambian directamente con la asistencia, como ciertos honorarios, decoración base o alquileres fijos. Mantener ambas cifras separadas ayuda a evitar una lectura engañosa: reducir invitados puede bajar algunos costes variables, pero no necesariamente reduce en la misma proporción los costes fijos de la celebración.

Presupuesto y asistencia

€
personas
€
Resultado
—
Presupuesto medio por invitado
Presupuesto variable total—
Variable por invitado—
Peso de costes fijos—

1. Introduce el presupuesto total
Usa el importe máximo o previsto para la boda con las partidas que quieras analizar.

2. Indica el número de invitados
Introduce la asistencia que deseas presupuestar, no el número de invitaciones enviadas.

3. Separa los costes fijos
Añade la parte del presupuesto que no cambia de forma directa con cada invitado; puedes dejar 0 si no quieres separar partidas.

4. Compara los dos importes por persona
El resultado principal reparte todo el presupuesto; el desglose variable descuenta primero los costes fijos.

5. Prueba cambios en la lista
Modifica la asistencia para ver cómo cambia la presión presupuestaria por invitado.

Presupuesto medio por invitado = Presupuesto total ÷ Número de invitados

Variables:

  • Presupuesto total: importe global destinado al evento, en euros
  • Número de invitados: asistentes previstos
  • Presupuesto variable por invitado: (Presupuesto total − Costes fijos) ÷ Invitados

Supuestos: Los costes fijos se introducen solo para el desglose. La media total por invitado siempre distribuye el presupuesto completo entre la asistencia prevista.

Qué significa el resultado

La diferencia de 80 € por persona representa el efecto de repartir los costes fijos entre 128 asistentes.

La media por invitado es una herramienta de planificación; los contratos reales pueden incluir mínimos y precios por tramos.

Datos:

  • Presupuesto total: 32.000 €
  • Invitados: 128
  • Costes fijos: 10.240 €

Cálculo:
Media total = 32.000 ÷ 128 = 250 €/invitado. Variable total = 32.000 − 10.240 = 21.760 €. Variable por invitado = 21.760 ÷ 128 = 170 €.

Resultado: 250 € por invitado de media; 170 € por invitado de presupuesto variable

Interpretación: La diferencia de 80 € por persona representa el efecto de repartir los costes fijos entre 128 asistentes.

¿El presupuesto por invitado es lo mismo que el coste del catering?

No. La media total puede incluir espacio, fotografía, música, decoración y otras partidas. El catering es solo una parte salvo que hayas definido el presupuesto exclusivamente para ese servicio.

¿Debo usar invitados confirmados o invitados previstos?

Para un presupuesto inicial, usa la asistencia que consideres probable. Conforme recibas confirmaciones, actualiza el número para afinar el cálculo.

¿Qué se considera un coste fijo?

Una partida que no cambia directamente por añadir o quitar un invitado dentro del rango analizado. Algunos contratos tienen componentes mixtos, por lo que conviene separar solo la parte realmente fija.

¿Qué pasa si los costes fijos superan el presupuesto?

Ese escenario no es válido en esta calculadora. Los costes fijos incluidos no pueden ser mayores que el presupuesto total.

¿Cómo puede ayudarme a decidir el tamaño de la boda?

Permite comparar cuánto presupuesto queda por persona con distintos niveles de asistencia. Aun así, cada proveedor puede tener mínimos, escalones de precio o capacidades que deben revisarse aparte.