toolbox
Inicio / Alimentación, cocina y hostelería / Calculadora del punto de equilibrio de ocupación para eventos de catering

Calculadora del punto de equilibrio de ocupación para eventos de catering

Esta calculadora estima el nivel mínimo de ocupación de un evento de catering necesario para cubrir los costes previstos. Parte de los costes fijos del evento, el ingreso medio por asistente, el coste variable por asistente y la capacidad máxima disponible. Con esos datos obtiene el número de asistentes de equilibrio y lo convierte en un porcentaje de ocupación.

Es especialmente útil al valorar propuestas para banquetes, celebraciones o eventos con aforo limitado. Permite comprobar si el objetivo de ventas necesario para no perder dinero cabe dentro de la capacidad del espacio y cuánto margen operativo existe entre el punto de equilibrio y un evento lleno. El cálculo es una simplificación: supone un ingreso y un coste variable medios por persona constantes dentro del rango analizado.

Economía y capacidad del evento

€
€
€
personas
Resultado
—
Ocupación de equilibrio
Asistentes de equilibrio—
Margen de contribución por asistente—
Capacidad restante sobre equilibrio—
Ingresos en el equilibrio—

1. Introduce los costes fijos. Incluye alquileres, coordinación u otros importes que existan aunque asistan menos personas.

2. Indica el ingreso medio por asistente. Usa el precio medio neto que esperas facturar por persona.

3. Añade el coste variable por persona. Incluye alimentos, consumibles u otros costes que crezcan con la asistencia.

4. Especifica la capacidad máxima. Introduce el número de asistentes que realmente puedes atender en el evento.

5. Consulta el porcentaje de equilibrio. El resultado muestra qué parte de la capacidad debe venderse para cubrir los costes.

Margen por asistente = ingreso por asistente − coste variable por asistente Asistentes de equilibrio = costes fijos / margen por asistente Ocupación de equilibrio (%) = asistentes de equilibrio / capacidad × 100

El ingreso por asistente debe ser superior al coste variable por asistente. Si no lo es, cada venta adicional no contribuye a cubrir los costes fijos y este modelo no produce un punto de equilibrio viable.

Qué significa el resultado

El porcentaje indica qué proporción del aforo tendría que ocuparse para que los ingresos cubran exactamente los costes modelizados.

Si el resultado supera el 100 %, el evento no alcanzaría el equilibrio con esa capacidad y esas hipótesis de precio y coste.

Datos: 3.600 € de costes fijos, 90 € de ingreso por asistente, 36 € de coste variable y una capacidad de 100 personas.

Cálculo: margen por asistente = 90 − 36 = 54 €. Asistentes de equilibrio = 3.600 / 54 = 66,67. Ocupación = 66,67 / 100 × 100 = 66,67 %.

Resultado: se necesitan aproximadamente 67 asistentes, es decir, una ocupación cercana al 66,67 % de la capacidad.

¿Debo redondear los asistentes de equilibrio?

Para planificar ventas, redondea hacia arriba porque no puede asistir una fracción de persona. El porcentaje puede mantenerse con decimales para comparar escenarios.

¿Qué costes se consideran fijos?

Son los que no cambian de forma relevante con el número de asistentes dentro del evento analizado, como una tarifa de sala, ciertos alquileres o coordinación fija.

¿Y si el ingreso por persona es igual al coste variable?

El margen de contribución sería cero y no habría forma de cubrir los costes fijos con más asistentes. Tendrías que aumentar el ingreso medio, reducir el coste variable o revisar los costes fijos.

¿Puede el punto de equilibrio superar el aforo?

Sí. Un resultado superior al 100 % indica que, con las hipótesis actuales, ni siquiera llenar el evento bastaría para cubrir los costes.

¿Es lo mismo que el margen de beneficio?

No. El punto de equilibrio identifica dónde el resultado es aproximadamente cero; el margen de beneficio mide lo que queda después de cubrir los costes cuando la actividad supera ese punto.