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Planificador de fecha límite de conservación para cumplimiento corporativo

Esta calculadora ayuda a programar una fecha interna para revisar la conservación de registros de cumplimiento corporativo. El usuario define la fecha desde la que empieza a contar su criterio documental, el número de años que desea conservar el expediente y el margen previo con el que quiere revisar la decisión.

Puede aplicarse a políticas, certificaciones, evidencias de controles, investigaciones internas u otros registros, siempre que la organización haya determinado previamente el criterio de conservación correcto. La herramienta no incorpora un plazo legal universal porque diferentes documentos pueden estar sujetos a normas, contratos, litigios, investigaciones o políticas distintas. Su función es convertir un criterio ya definido en un calendario operativo claro.

Datos de entrada

años
días
Resultado
—
fecha para revisar internamente la conservación
Fecha de fin—
Antelación—
Duración—

1. Fija el punto de partida
Selecciona la fecha que tu política utilice para iniciar el cómputo del periodo.

2. Introduce la duración
Añade los años de conservación definidos para esa clase de registro.

3. Reserva antelación
Indica cuántos días antes quieres revisar si el expediente continúa sujeto a conservación.

4. Comprueba el calendario
Revisa la fecha final y la fecha interna adelantada que muestra la herramienta.

5. Verifica excepciones
Antes de eliminar nada, comprueba retenciones por litigio, investigación, auditoría, contrato o cualquier otra obligación aplicable.

Fecha final = Fecha base + Años de conservación Fecha de revisión interna = Fecha final − Días de antelación

El cálculo es calendárico. Si al sumar años una fecha no existe en el año de destino, se utiliza el último día válido del mes correspondiente.

Qué significa el resultado

La fecha principal es una alerta interna para revisar el expediente con la antelación indicada.

La calculadora no establece cuándo puede destruirse un registro; la decisión debe basarse en el marco aplicable y en las retenciones vigentes.

Datos:

  • fecha base: 31/03/2026
  • periodo de conservación: 6 años
  • antelación: 60 días

Cálculo:
31/03/2026 + 6 años = 31/03/2032; 31/03/2032 − 60 días = 31/01/2032

Resultado:
Fecha de revisión interna: 31/01/2032

Interpretación:
El responsable documental dispondría de unos dos meses para confirmar si procede mantener o cerrar la conservación.

¿Todos los registros corporativos tienen el mismo plazo?

No. El plazo puede variar por clase documental, jurisdicción, sector y finalidad. Conviene mantener un calendario de conservación que identifique cada categoría.

¿Qué hago si existe una investigación abierta?

Una retención específica puede impedir la eliminación aunque haya vencido el periodo ordinario. Debe prevalecer la instrucción o obligación aplicable al expediente.

¿Puedo usar meses en lugar de años?

Esta versión trabaja con años completos y un margen en días. Si tu política se expresa en meses, convierte el criterio con cuidado o utiliza una herramienta específica para ese calendario.

¿La antelación cambia el periodo de conservación?

No. Solo adelanta la fecha de revisión interna; la fecha final calculada permanece igual.

¿Qué fecha base es mejor para una política o un control?

Depende del criterio adoptado, por ejemplo cierre, sustitución, aprobación o final de una relación. Usa la fecha que esté expresamente definida en tu política o obligación.