- Separa los costes fijos. Reúne partidas que no cambian directamente con cada nuevo asistente dentro del rango que estás analizando.
- Calcula el coste variable unitario. Incluye catering, acreditaciones, materiales u otros gastos que aumenten con la asistencia.
- Introduce el número previsto de participantes. Usa una cifra realista para el escenario que quieras presupuestar.
- Añade contingencia si procede. El porcentaje se aplica al subtotal de costes del modelo.
- Compara escenarios. Cambia la asistencia o los costes para ver cómo varían el presupuesto total y el importe por persona.
Calculadora de presupuesto por asistente para evento corporativo
Esta calculadora estima el presupuesto medio por asistente de un evento corporativo. Suma los costes fijos —por ejemplo, espacio, producción o ponentes— y los costes que crecen con cada participante, aplica una contingencia opcional y reparte el total entre la asistencia prevista.
El indicador ayuda a comparar formatos presenciales de diferente tamaño, analizar el impacto de cambiar la asistencia y establecer una referencia común para presupuestos de departamentos o proveedores. También permite identificar cuánto pesa la estructura fija frente al coste unitario. No debe confundirse con el coste contable final si existen impuestos recuperables, viajes individuales, aportaciones internas o partidas que deban asignarse mediante otro criterio.
Presupuesto del evento
€
€/persona
personas
%
Resultado
—
de presupuesto por asistente
Subtotal—
Contingencia—
Presupuesto total—
Subtotal = Costes fijos + (Coste variable por asistente × Asistentes)
Presupuesto total = Subtotal × (1 + Contingencia / 100)
Presupuesto por asistente = Presupuesto total / Asistentes
Todos los importes deben introducirse en la misma moneda; la página muestra euros. El modelo reparte todos los costes incluidos entre los asistentes previstos.
Si ciertas partidas pertenecen solo a un grupo —por ejemplo, viajes de un equipo concreto— puede ser preferible excluirlas del promedio general o tratarlas en un análisis segmentado.
Qué significa el resultado
El resultado principal representa el coste medio presupuestado por participante para el escenario introducido.
Utiliza el presupuesto total para control financiero y el valor por asistente para comparar formatos o niveles de servicio.
Datos: 16.500 € de costes fijos, 110 € variables por asistente, 180 asistentes y 5 % de contingencia.
Cálculo: subtotal = 16.500 + (110 × 180) = 36.300 €. Contingencia = 36.300 × 0,05 = 1.815 €. Total = 38.115 €. Por asistente = 38.115 / 180 = 211,75 €.
Resultado: presupuesto estimado de 211,75 € por asistente.
Este valor permite comparar el evento con otro formato de distinta asistencia sin perder de vista el presupuesto total.
¿Los honorarios de ponentes son fijos o variables?
Depende del contrato. Si se paga una tarifa cerrada independientemente del público, normalmente encaja como coste fijo. Si existe un precio por participante, esa parte sería variable.
¿Qué ocurre con el presupuesto por persona si aumenta la asistencia?
Los costes fijos se reparten entre más asistentes, mientras el coste variable por persona permanece igual en este modelo. Por ello, el promedio suele acercarse al coste variable ajustado por contingencia a medida que crece la asistencia.
¿Debo incluir IVA u otros impuestos?
Utiliza el criterio con el que gestione el presupuesto tu organización: importes con impuestos incluidos, sin impuestos recuperables, etc. Lo esencial es no mezclar criterios entre partidas.
¿Puedo dejar la contingencia en cero?
Sí. Si ya has incorporado reservas dentro de cada partida o trabajas con contratos cerrados, 0 % evita añadir un colchón adicional.
¿Sirve para decidir el precio de inscripción?
Puede ser una referencia de coste, pero el precio también depende de ingresos de patrocinio, objetivos del evento y estrategia comercial. Para calcular cuántas inscripciones cubren costes, utiliza la herramienta de punto de equilibrio.