Este estimador ayuda a dimensionar la cantidad total de comida o bebida que conviene preparar para un evento corporativo. Combina el número previsto de asistentes, el consumo medio por persona y un margen adicional para cubrir pequeñas variaciones de asistencia o servicio.
La herramienta sirve para una primera previsión de compras y producción. El consumo real cambia según la duración, la hora, el formato del servicio, la variedad del menú y el perfil de los invitados; por eso el resultado debe ajustarse con la experiencia del proveedor de catering.
1. Introduce la asistencia prevista
Usa la mejor previsión disponible, no necesariamente la capacidad máxima del recinto.
2. Define el consumo unitario
Indica cuántas raciones, bebidas o piezas se esperan por persona para el producto que estás calculando.
3. Añade un margen
Incluye un porcentaje razonable para variaciones de asistencia, reposición o merma.
4. Redondea para la compra
Revisa el total y adáptalo al tamaño de cajas, bandejas o formatos de suministro.
Cantidad base = Asistentes × unidades por asistente
Cantidad total = Cantidad base × (1 + margen / 100)
El cálculo se realiza para un solo tipo de producto o ración cada vez. Si hay varias categorías, conviene estimarlas por separado.
El resultado indica cuántas raciones o unidades conviene prever después de aplicar el margen seleccionado.
Ajusta el consumo medio si el evento incluye varias comidas, barra libre, restricciones dietéticas o servicio prolongado.
Datos: 180 asistentes, 3 piezas por persona y 8 % de margen.
Cálculo: cantidad base = 180 × 3 = 540. Margen = 540 × 0,08 = 43,2. Total = 583,2.
Resultado: unas 584 piezas si se redondea a unidades enteras.
Para compras cercanas a la fecha, usa la previsión de asistencia más realista. Si aún hay incertidumbre, el margen adicional puede absorber una parte de esa variación.
No necesariamente. Puede cubrir merma, reposición o asistencia adicional, pero si el producto tiene una tasa de desperdicio conocida conviene incorporarla de forma específica.
Es mejor hacerlo por separado porque el consumo por persona y las unidades de compra son distintos.
Redondea hacia arriba cuando el producto se compra por unidades y, después, adapta el total al formato real de caja o bandeja.
Normalmente aumenta el consumo por persona. Ajusta las unidades por asistente a la duración y al tipo de servicio en lugar de mantener una cifra fija.