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Planificador de fecha límite de conservación para discovery legal

Esta herramienta calcula una fecha objetivo de conservación a partir de una fecha de referencia, un plazo expresado en meses y un margen interno de aviso. Está pensada para equipos que necesitan transformar una política, una instrucción interna o un criterio definido para un asunto concreto en fechas operativas visibles y fáciles de seguir. La calculadora no decide cuánto tiempo debe conservarse la información ni cuándo nace una obligación jurídica de preservación. Esos elementos dependen del asunto, la jurisdicción, las órdenes aplicables y las políticas vigentes. Su utilidad consiste en aplicar de forma consistente el plazo que el usuario ya ha validado y mostrar tanto la fecha final como una fecha previa de recordatorio para revisión administrativa.

Fechas y plazo

meses
días
Resultado
—
fecha objetivo de conservación
Fecha de revisión interna—
Días naturales aproximados—
Meses aplicados—
Situación respecto a hoy—

1. Selecciona la fecha de referencia
Introduce la fecha desde la que tu política o criterio aprobado indica que debe contarse el plazo.

2. Indica el plazo
Escribe el número de meses de conservación que corresponde al asunto o tipo de información.

3. Añade un aviso previo
Define cuántos días antes de la fecha objetivo quieres que se produzca una revisión interna.

4. Comprueba la fecha final
La calculadora suma meses de calendario a la fecha de referencia.

5. Revisa el aviso
La fecha interna se obtiene restando el margen de aviso a la fecha objetivo.

6. Valida el criterio aplicable
Antes de actuar sobre documentos, confirma que el plazo introducido sigue siendo válido y que no existe una obligación de preservación que impida eliminarlos.

Fecha objetivo = Fecha de referencia + Plazo de conservación en meses
Fecha de aviso = Fecha objetivo − Días de aviso

Donde:

  • Fecha de referencia: día desde el que se cuenta el plazo según el criterio previamente validado.
  • Plazo de conservación: número de meses de calendario que se aplicarán.
  • Días de aviso: margen interno anterior a la fecha objetivo.

Supuestos: La herramienta realiza aritmética de calendario. No establece por sí misma el inicio de una obligación de conservación ni autoriza la destrucción de información al llegar la fecha calculada.

Qué significa el resultado

La fecha principal es un hito de planificación basado exclusivamente en el plazo que has introducido.

Si existe una retención legal, una orden, una investigación o un litigio pendiente, la gestión de documentos debe ajustarse a esas obligaciones aunque la fecha calculada haya llegado.

Datos:

  • Fecha de referencia: 15/01/2026
  • Plazo: 24 meses
  • Aviso previo: 30 días

Cálculo:
15/01/2026 + 24 meses = 15/01/2028.
15/01/2028 − 30 días = 16/12/2027.

Resultado:
Fecha objetivo: 15/01/2028. Fecha de revisión interna: 16/12/2027.

Interpretación: El equipo puede programar una revisión antes de enero de 2028, pero debe confirmar que la información puede gestionarse conforme a la política y las obligaciones vigentes.

¿Qué fecha debo usar como punto de partida?

Debe ser la fecha que determine la política o el criterio jurídico aplicable al conjunto documental. No presupongas que siempre es la fecha de creación del archivo; puede existir otro evento de referencia.

¿Por qué el plazo se introduce en meses?

Los meses de calendario resultan prácticos para políticas expresadas en años o meses. Si tu regla utiliza días exactos, conviene convertirla de forma controlada o utilizar una herramienta específica que trabaje con días.

¿La fecha calculada significa que ya puedo borrar los documentos?

No. Es una fecha de planificación y no una autorización automática de eliminación. Deben revisarse retenciones legales, órdenes, investigaciones, litigios y políticas internas antes de cualquier disposición.

¿Qué ocurre con fechas como el 31 al sumar meses?

La herramienta usa el último día válido del mes de destino cuando el mismo número de día no existe. Por ejemplo, sumar un mes al 31 de enero puede terminar en el último día de febrero.

¿Para qué sirve el aviso previo?

Crea una fecha interna para revisar el expediente antes del vencimiento operativo. Puede utilizarse para confirmar responsables, excepciones y cualquier cambio en el criterio de conservación.