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Calendar Utilization Calculator

Der Kalenderauslastungs-Rechner zeigt, welcher Anteil Ihrer verfügbaren Arbeitszeit bereits durch Termine, Meetings oder bewusst geblockte Arbeitsphasen belegt ist. Das hilft dabei, eine Woche nicht nur nach der Anzahl der Termine, sondern nach tatsächlich verbleibender Kapazität zu beurteilen.

Eine hohe Auslastung kann sinnvoll sein, wenn viele feste Termine geplant sind, lässt aber weniger Puffer für konzentrierte Arbeit, spontane Aufgaben oder Verzögerungen. Der Rechner stellt deshalb neben dem Prozentwert auch die verbleibenden freien Stunden dar.

Kalenderkapazität

Tage
Std.
Std.
Ergebnis
—
Kalenderauslastung
Verfügbare Kalenderzeit—
Verplante Zeit—
Freie Zeit—

1. Wochenkapazität festlegen

Geben Sie die Zahl Ihrer Arbeitstage und die Stunden an, die pro Tag grundsätzlich für Arbeit zur Verfügung stehen.

2. Verplante Zeit erfassen

Addieren Sie Meetings, Kundentermine, feste Fokusblöcke und andere Kalenderblöcke, die bereits Zeit beanspruchen.

3. Auslastung prüfen

Der Rechner setzt die verplante Zeit ins Verhältnis zur verfügbaren Wochenkapazität.

4. Puffer bewerten

Vergleichen Sie die freien Stunden mit dem Aufwand für ungeplante Aufgaben, Vorbereitung und Nacharbeit.

Die Auslastung basiert auf der verfügbaren Wochenzeit:

Verfügbare Stunden = Arbeitstage × Stunden pro Tag Kalenderauslastung (%) = Verplante Stunden ÷ Verfügbare Stunden × 100

Der Wert beschreibt nur die Belegung des betrachteten Zeitfensters. Er misst weder Produktivität noch die Qualität der eingeplanten Arbeit.

Was das Ergebnis bedeutet

Ein Ergebnis von 65 % bedeutet, dass knapp zwei Drittel der verfügbaren Wochenzeit bereits im Kalender gebunden sind. Die übrigen 35 % stehen als unverplante Kapazität zur Verfügung.

Wenn verplante Stunden die verfügbare Kapazität überschreiten, liegt die Auslastung über 100 %. Das weist auf Überbuchung oder auf eine zu niedrig angesetzte verfügbare Arbeitszeit hin.

Gegeben: 5 Arbeitstage, 8 Stunden pro Tag und 26 verplante Stunden.

Berechnung: 5 × 8 = 40 verfügbare Stunden. 26 ÷ 40 × 100 = 65 %.

Ergebnis: Die Kalenderauslastung beträgt 65 %. Es bleiben 14 Stunden unverplant.

Was ist eine gute Kalenderauslastung?

Es gibt keinen allgemein optimalen Prozentwert. Rollen mit vielen festen Terminen brauchen meist andere Puffer als Aufgaben mit längeren Fokusphasen.

Soll ich Pausen als verfügbare Zeit zählen?

Nur wenn sie bewusst Teil der betrachteten Arbeitskapazität sein sollen. Für eine realistische Planung ist es meist sinnvoller, nicht verfügbare Pausen vorher abzuziehen.

Zählen Fokusblöcke als verplante Zeit?

Ja. Wenn ein Fokusblock den Kalender verbindlich belegt und nicht anderweitig genutzt werden soll, gehört er in die verplante Zeit.

Warum kann der Wert über 100 % liegen?

Das passiert, wenn mehr Stunden eingeplant wurden als rechnerisch zur Verfügung stehen. Prüfen Sie dann Überlappungen, Mehrarbeit oder die angesetzte Wochenkapazität.

Ist Kalenderauslastung dasselbe wie Produktivität?

Nein. Die Kennzahl zeigt nur, wie stark Zeit belegt ist. Ob diese Zeit wirksam genutzt wird, muss separat beurteilt werden.