Zählen Sie die Aufgaben, die heute tatsächlich bearbeitet werden sollen.
Schätzen Sie die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Aufgabe.
Setzen Sie einen Zuschlag für Kontextwechsel und kleine Nebentätigkeiten an.
Vergleichen Sie den berechneten Gesamtbedarf mit der verfügbaren Aufgabenzeit.
Tägliche Aufgabenlast berechnen
Der Aufgabenrechner schätzt, wie viel Zeit eine Liste typischer Tagesaufgaben insgesamt beansprucht. Neben Anzahl und durchschnittlicher Bearbeitungsdauer kann ein prozentualer Zuschlag für Kontextwechsel, kurze Rückfragen oder kleine Nebentätigkeiten berücksichtigt werden.
Die Zahl eignet sich als schneller Realitätscheck für To-do-Listen. Sie hilft insbesondere dann, wenn viele kleine Aufgaben einzeln harmlos wirken, zusammen aber einen großen Teil des Tages belegen.
Eingaben
Aufgaben
Min.
%
Std.
Ergebnis
—
Berechnetes Ergebnis
Reine Bearbeitungszeit—
Auslastung—
Reserve / Überhang—
Gesamtbedarf = Anzahl Aufgaben × Durchschnittsdauer × (1 + Overhead / 100)
Was das Ergebnis bedeutet
Der Gesamtbedarf ist die geschätzte Zeit, die Ihre Aufgabenliste inklusive des gewählten Overheads benötigt.
Sehr unterschiedlich große Aufgaben sollten besser getrennt oder mit einer realistischen gewichteten Durchschnittsdauer geschätzt werden.
Gegeben: 12 Aufgaben, durchschnittlich 20 Min., 15 % Overhead, 6 Std. verfügbar.
Berechnung: 12 × 20 = 240 Min.; 240 × 1,15 = 276 Min.
Ergebnis: 4 Std. 36 Min. geschätzter Bedarf; von 6 Std. bleiben 84 Min. Reserve.
Was gehört zum Overhead?
Zum Beispiel Dateisuche, kurze Abstimmungen, Wechsel zwischen Anwendungen oder das erneute Eindenken in ein Thema.
Was mache ich bei sehr unterschiedlich langen Aufgaben?
Teilen Sie die Liste in Größenklassen oder verwenden Sie einen gewichteten Durchschnitt.
Kann ich 0 Aufgaben eingeben?
Ja. Dann beträgt der Aufgabenbedarf 0 Minuten und die gesamte verfügbare Zeit bleibt frei.
Was bedeutet eine Auslastung über 100 %?
Ihre geschätzte Aufgabenlast übersteigt dann die angegebene verfügbare Zeit.
Wie unterscheidet sich das vom Workload-Rechner?
Der Aufgabenrechner startet von Anzahl und Durchschnittsdauer einzelner Tasks; der Workload-Rechner vergleicht direkt einen gesamten Arbeitsbedarf mit einer Tageskapazität.