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Estimador del impacto de ausencias en una clínica dental

Este estimador muestra cómo las ausencias a citas pueden afectar al volumen atendido y al tiempo de gabinete que queda sin aprovechar en una clínica dental. Parte de la agenda programada, la tasa de inasistencia y la duración media de las citas para estimar citas perdidas y horas de capacidad afectadas.

También permite descontar el porcentaje de huecos que la clínica consigue cubrir con sustituciones o reprogramaciones de última hora. Así se pueden comparar escenarios de gestión de agenda sin confundir una ausencia bruta con una pérdida definitiva de capacidad.

Agenda y capacidad perdida

citas
%
min
%
Resultado
—
horas-gabinete netas perdidas
Citas ausentes estimadas—
Citas netas perdidas—
Horas recuperadas—

1. Introduce la agenda
Escribe el total de citas programadas para el periodo.

2. Añade la tasa de ausencias
Usa el porcentaje de citas que no llegan a realizarse por inasistencia según tu definición interna.

3. Define la duración
Introduce los minutos medios de gabinete bloqueados por cada una de esas citas.

4. Indica cuántos huecos se recuperan
Especifica el porcentaje de ausencias que finalmente se cubren con otro paciente o reprogramación útil.

5. Revisa el tiempo neto perdido
El resultado principal convierte las citas no recuperadas en horas-gabinete afectadas.

Ausencias = citas programadas × tasa de ausencias
Ausencias netas = ausencias × (1 − tasa de recuperación)
Horas-gabinete perdidas = ausencias netas × duración media ÷ 60

La tasa de recuperación representa la parte de los huecos inicialmente vacíos que vuelve a utilizarse. El resultado es un valor esperado cuando las tasas generan fracciones de cita.

Qué significa el resultado

Las horas netas perdidas estiman capacidad de gabinete que quedó sin convertirse en atención después de considerar los huecos recuperados.

No todas las ausencias tienen el mismo impacto: el efecto real depende del momento del aviso, del tipo de tratamiento y de la facilidad para cubrir el hueco.

Datos: 200 citas, 8 % de ausencias, 45 minutos por cita y 25 % de huecos recuperados.

Cálculo: ausencias = 200 × 0,08 = 16. Netas = 16 × (1 − 0,25) = 12. Horas perdidas = 12 × 45 ÷ 60 = 9 h.

Resultado: 9 horas-gabinete netas perdidas.

Sin recuperación habrían sido 12 horas; cubrir una cuarta parte de los huecos reduce el impacto en 3 horas.

¿Qué tasa de ausencias debería usar?

Utiliza datos históricos de la misma clínica y un periodo comparable. Evita copiar una tasa externa si la política de recordatorios, población o tipos de cita son distintos.

¿Las cancelaciones con antelación cuentan como ausencias?

Depende de tu definición. Si el hueco suele poder reutilizarse, conviene separarlas para no sobrestimar capacidad perdida.

¿Por qué se mide el impacto en horas-gabinete?

Porque dos ausencias pueden tener efectos muy distintos si una cita ocupa 20 minutos y otra 90. Convertirlas a tiempo aproxima mejor la capacidad afectada.

¿Qué significa recuperar un hueco?

Que una cita inicialmente perdida termina ocupándose de nuevo, por ejemplo con otro paciente. El cálculo descuenta esa parte del impacto bruto.

¿Puedo usar el resultado para estimar ingresos?

Puedes combinar las citas netas perdidas con un valor medio, pero los ingresos reales dependen de precios, reembolsos, costes y políticas de cancelación. Este cálculo se centra en capacidad.