Esta calculadora cuantifica el tiempo que una rutina repetitiva consume en un equipo. Multiplica el número de miembros, la frecuencia de la rutina y su duración para obtener horas-persona semanales, y luego las compara con la capacidad de trabajo disponible. Así, una actividad aparentemente breve puede evaluarse por su coste colectivo cuando se repite muchas veces o involucra a todo el grupo.
Puede aplicarse a revisiones diarias, cierres de jornada, comprobaciones operativas, actualizaciones de estado u otros procesos recurrentes. El cálculo no valora si la rutina es útil; simplemente hace visible su huella de tiempo. Esto facilita comparar alternativas como reducir la frecuencia, acortar la duración o limitar la participación cuando sea apropiado.
1. Introduce el número de miembros
Indica cuántas personas realizan la rutina.
2. Define la frecuencia semanal
Añade cuántas veces la realiza cada persona durante una semana.
3. Indica la duración
Introduce los minutos medios que tarda cada repetición.
4. Añade la jornada semanal
Especifica las horas de trabajo disponibles por persona.
5. Revisa el coste de tiempo
Consulta las horas-persona totales y la proporción que representan de la capacidad semanal.
Horas-persona de rutina = miembros × repeticiones por semana × minutos por repetición ÷ 60
Porcentaje de capacidad = horas-persona de rutina ÷ (miembros × horas de trabajo por persona) × 100
La fórmula supone la misma frecuencia y duración media para todos los miembros. Si solo participa una parte del equipo, introduce únicamente ese grupo.
El resultado principal muestra el tiempo colectivo semanal dedicado a la rutina, sumando el tiempo de todas las personas.
El porcentaje ayuda a comparar el coste de la rutina con la capacidad total, pero no indica por sí solo si debe mantenerse o eliminarse.
Datos: 14 personas, 5 repeticiones semanales, 12 min por repetición y 40 h de trabajo por persona.
Cálculo: rutina = 14 × 5 × 12 ÷ 60 = 14 h-persona. Capacidad = 14 × 40 = 560 h. Proporción = 14 ÷ 560 × 100 = 2,5 %.
Resultado: la rutina consume 14 horas-persona por semana, el 2,5 % de la capacidad del equipo.
Una rutina puede ser individual y repetitiva, mientras que una reunión normalmente concentra a varios asistentes al mismo tiempo. Esta herramienta calcula repeticiones por persona.
Sí, siempre que adaptes todas las entradas al mismo periodo. Por ejemplo, usa repeticiones mensuales y horas de trabajo mensuales en lugar de semanales.
Utiliza una media representativa del periodo. Si hay mucha variabilidad, calcula escenarios bajo y alto para ver un rango.
Inclúyelo si forma parte habitual de la rutina y quieres medir su coste completo. En ese caso suma preparación y ejecución dentro de la duración media.
Cambia la frecuencia o la duración y compara las horas-persona resultantes. Esto permite estimar el tiempo liberado antes de modificar el proceso.