Esta calculadora estima el coste temporal semanal de las reuniones incluyendo no solo el tiempo dentro de cada sesión, sino también la preparación y el seguimiento asociados. Así evita que una agenda con pocas horas de videollamadas parezca más ligera de lo que realmente es.
El resultado principal es la carga total de reuniones. El desglose separa las horas de sesión, las horas auxiliares y la media total por reunión. Puede utilizarse para revisar calendarios, comparar semanas o comprobar cuánto tiempo queda absorbido por coordinación antes de asignar trabajo de concentración.
1. Cuenta las reuniones
Incluye todas las sesiones previstas durante la semana.
2. Indica la duración media
Introduce los minutos que normalmente dura cada reunión.
3. Añade preparación y seguimiento
Incluye el tiempo medio que ocurre antes y después de cada sesión.
4. Revisa la carga total
Compara la cifra con tu capacidad semanal antes de asignar más trabajo.
Fórmula principal:
Carga total = reuniones × (duración + preparación + seguimiento) / 60Variables:
Supuestos: Se utiliza un promedio por reunión. Los desplazamientos u otros costes de cambio de contexto no están incluidos salvo que se incorporen a preparación o seguimiento.
El resultado resume carga semanal de reuniones según los datos introducidos y los supuestos indicados.
Úsalo como estimación de planificación y revisa los datos cuando cambie la disponibilidad, la carga o el criterio de medición.
Datos:
Cálculo:
8 × (45 + 10 + 10) = 520 min; 520 / 60 = 8,67 h
Resultado: 8,67 h de carga semanal
Interpretación: Las reuniones ocupan 6 h de sesión y añaden 2,67 h de trabajo auxiliar.
Porque revisar documentos, tomar notas finales o enviar acciones consume tiempo aunque no aparezca como bloque de reunión en el calendario.
Usa una duración media si la mezcla es estable. Si hay sesiones muy largas y muy cortas, calcula grupos por separado y suma las cargas.
Puedes sumarlo a la preparación o seguimiento si forma parte habitual del coste de cada reunión. Mantén el mismo criterio entre semanas.
No necesariamente. La cifra cuantifica tiempo, pero el valor de las reuniones depende de sus objetivos y resultados.
Réstalo de la capacidad total disponible junto con otros compromisos. Así evitarás asignar tareas a horas que en la práctica ya están consumidas.