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Calculadora de carga de trabajo semanal

Esta calculadora estima la demanda semanal de trabajo a partir del número de tareas, el tiempo medio por tarea, las reuniones y las horas administrativas. Después compara esa demanda con la capacidad que indiques para mostrar el nivel de utilización y si existe margen o sobrecarga.

Es útil antes de aceptar trabajo adicional, redistribuir tareas o revisar una semana especialmente intensa. La estimación depende del tiempo medio elegido, por lo que funciona mejor cuando se basa en datos recientes o en una aproximación prudente.

Demanda y capacidad

tareas
min
h
h
h
Resultado
—
de utilización semanal
Demanda total—
Horas de tareas—
Capacidad—
Margen o exceso—

1. Cuenta las tareas previstas
Incluye las tareas que esperas abordar durante la semana analizada.

2. Estima la duración media
Usa minutos por tarea basados en trabajos comparables, evitando mezclar tareas muy distintas si eso distorsiona la media.

3. Suma reuniones y administración
Introduce por separado las horas que no están incluidas en el tiempo de tareas.

4. Define la capacidad semanal
Usa las horas realmente disponibles para trabajo, no solo la duración contractual o teórica.

5. Observa la utilización
Un valor superior al 100 % indica que la demanda estimada excede la capacidad introducida.

Horas de tareas = Número de tareas × Minutos por tarea ÷ 60
Demanda total = Horas de tareas + Reuniones + Administración
Utilización (%) = Demanda total ÷ Capacidad × 100
Margen = Capacidad − Demanda total

El modelo supone que el tiempo medio por tarea representa razonablemente el conjunto planificado y que reuniones y administración no están duplicadas dentro de ese promedio.

Qué significa el resultado

La utilización muestra cuánto de tu capacidad consumiría la demanda estimada. Por debajo del 100 % queda margen; por encima, el cálculo señala un exceso de horas.

La estimación no refleja automáticamente interrupciones, dependencia entre tareas ni variaciones de complejidad; añádelas a los tiempos si son relevantes.

Datos: 18 tareas de 45 min, 6 h de reuniones, 4 h de administración y 40 h de capacidad.

Cálculo: tareas = 18 × 45 ÷ 60 = 13,5 h. Demanda = 13,5 + 6 + 4 = 23,5 h. Utilización = 23,5 ÷ 40 × 100 = 58,75 %.

Resultado: la carga ocupa aproximadamente el 58,8 % de la capacidad y deja 16,5 h de margen.

¿Qué tiempo medio por tarea debo usar?

Usa un promedio reciente de tareas comparables. Si tienes tareas muy diferentes, una media única puede ocultar picos y conviene dividir el trabajo en grupos antes de estimar.

¿Las reuniones deben incluir preparación y seguimiento?

Inclúyelos si consumen tiempo y no están ya contabilizados en administración o en las tareas. Lo importante es evitar duplicidades.

¿Qué significa una utilización superior al 100 %?

La demanda estimada supera la capacidad semanal introducida. No implica por sí sola una solución concreta, pero señala que habría que reducir, mover o reasignar trabajo para encajar.

¿La capacidad debe ser igual a mis horas contratadas?

No necesariamente. Si parte del horario no está disponible para estas tareas, usa una capacidad menor que represente el tiempo realmente utilizable.

¿Cómo se relaciona con el planificador semanal?

La carga de trabajo cuantifica demanda frente a capacidad. El planificador semanal reparte distintos bloques dentro de esa capacidad y muestra cuánto espacio queda.