Calculadora de reuniones mensuales

1. Cuenta las reuniones por semana
Incluye solo las reuniones que pertenecen al patrón mensual que quieres analizar.

2. Indica su duración media
Usa minutos desde el inicio hasta el final de cada reunión.

3. Añade preparación y seguimiento
Incluye lectura previa, elaboración de agenda, notas, correos y acciones posteriores si forman parte del coste de tiempo.

4. Ajusta las semanas activas
Reduce el valor si el mes incluye vacaciones, cierres o semanas sin reuniones.

5. Compara el tiempo directo y de apoyo
El desglose muestra qué parte ocurre en la reunión y qué parte la rodea.

Reuniones mensuales = Reuniones por semana × Semanas activas
Horas en reuniones = Reuniones mensuales × Duración ÷ 60
Horas de apoyo = Reuniones mensuales × (Preparación + Seguimiento) ÷ 60
Tiempo total = Horas en reuniones + Horas de apoyo

Se supone que la duración, preparación y seguimiento medios se mantienen durante el mes.

Qué significa el resultado

El total mensual representa el tiempo combinado dedicado a reuniones y a su trabajo asociado. El desglose ayuda a identificar si el mayor coste está dentro o fuera de las reuniones.

Si unas reuniones son muy distintas de otras, calcula grupos separados y suma los resultados para obtener una estimación más fiel.

Datos: 7 reuniones/semana, 45 min de duración, 10 min de preparación, 15 min de seguimiento y 4,33 semanas.

Cálculo: reuniones mensuales = 7 × 4,33 = 30,31. Tiempo por reunión = 45 + 10 + 15 = 70 min. Total = 30,31 × 70 ÷ 60 = 35,36 h.

Resultado: el patrón consume unas 35,4 h al mes, de las cuales 22,73 h corresponden a reuniones y 12,63 h a preparación y seguimiento.