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Estimador de capacidad del equipo

Este estimador calcula la capacidad efectiva de un equipo después de descontar una parte de la jornada que no puede dedicarse al trabajo planificado. A partir del número de personas, las horas disponibles por persona y un porcentaje de tiempo reservado para reuniones, soporte, administración u otras actividades, obtiene las horas realmente aprovechables para la carga que se quiere asignar.

Además, compara esa capacidad efectiva con las horas de trabajo demandadas y muestra un nivel de utilización. Esto permite detectar escenarios de holgura o sobrecarga antes de cerrar un plan. El porcentaje de descuento debe basarse en la realidad del equipo y del periodo; no existe una cifra universal. El resultado es una estimación de planificación y no contempla por sí solo habilidades específicas, dependencias o distribución desigual del trabajo.

Capacidad y demanda del periodo

personas
h
%
h
Resultado
—
capacidad efectiva del equipo
Capacidad bruta—
Utilización de la capacidad efectiva—
Margen de capacidad—

1. Introduce el tamaño del equipo
Añade el número de personas incluidas en la capacidad del periodo.

2. Define las horas por persona
Usa las horas disponibles antes de descontar reuniones y otras actividades no planificables.

3. Estima el tiempo no planificable
Introduce el porcentaje de capacidad que normalmente se consume fuera del trabajo que estás asignando.

4. Añade la demanda
Escribe las horas que requiere el trabajo previsto para el mismo periodo.

5. Comprueba utilización y margen
Revisa la capacidad efectiva, el porcentaje utilizado y las horas de holgura o déficit.

Capacidad bruta = miembros × horas disponibles por persona

Capacidad efectiva = capacidad bruta × (1 − porcentaje no planificable ÷ 100)

Utilización = (horas demandadas ÷ capacidad efectiva) × 100

El cálculo trata el porcentaje no planificable como una reducción agregada de la capacidad. No ajusta por especialidad ni por disponibilidad individual.

Qué significa el resultado

La capacidad efectiva son las horas que quedan para trabajo planificable después de aplicar el descuento indicado.

Una utilización superior al 100 % señala que la demanda supera la capacidad estimada para ese periodo.

Datos: 9 personas, 40 h disponibles por persona, 25 % de tiempo no planificable y 250 h de demanda.

Cálculo: capacidad bruta = 9 × 40 = 360 h. Efectiva = 360 × 0,75 = 270 h. Utilización = 250 ÷ 270 × 100 = 92,6 %. Margen = 20 h.

Resultado: el equipo dispone de unas 270 h efectivas y utilizaría aproximadamente el 92,6 %.

¿Qué incluyo en tiempo no planificable?

Puede incluir reuniones, soporte, administración, formación u otras actividades que no forman parte de la carga que estás asignando. Mantén una definición estable para comparar periodos.

¿Cómo elijo el porcentaje de descuento?

Usa datos recientes del propio equipo cuando sea posible. No hay un porcentaje correcto para todos los equipos o tipos de trabajo.

¿Una utilización del 100 % es recomendable?

No necesariamente. Un plan sin margen puede ser sensible a incidencias, trabajo urgente o variabilidad en las estimaciones.

¿Qué pasa si las personas tienen disponibilidades distintas?

La media por persona puede simplificar demasiado. Para más precisión, suma la capacidad individual de cada miembro antes de aplicar los descuentos pertinentes.

¿En qué se diferencia de una calculadora de carga de trabajo?

La capacidad estima cuánto trabajo puede absorber el equipo; la carga de trabajo se centra en cuánta demanda existe y cómo se compara o distribuye.