toolbox
Inicio / Tiempo y productividad / Calculadora de reuniones del equipo

Calculadora de reuniones del equipo

Esta calculadora convierte el calendario de reuniones de un equipo en horas-persona y muestra qué parte de su capacidad semanal se destina a reuniones. A diferencia de contar únicamente la duración de una reunión, multiplica ese tiempo por el número de asistentes, por lo que refleja mejor el coste total de coordinación para el grupo.

Puede utilizarse para revisar una semana típica, comparar rituales recurrentes o valorar el impacto de añadir nuevas reuniones. El resultado no determina si una reunión merece la pena: una sesión breve con las personas adecuadas puede ahorrar mucho trabajo posterior. La cifra sirve para hacer visible el tiempo colectivo comprometido y facilitar decisiones sobre frecuencia, duración o número de asistentes.

Reuniones y capacidad semanal

personas
reuniones
min
personas
h
Resultado
—
porcentaje de capacidad usado en reuniones
Horas-persona en reuniones—
Horas de reunión por asistente medio—
Capacidad semanal del equipo—

1. Define el equipo
Introduce el número total de personas cuya capacidad quieres analizar.

2. Cuenta las reuniones
Añade cuántas reuniones se celebran en la semana analizada.

3. Indica duración y asistencia
Usa la duración media por reunión y el número medio de asistentes.

4. Añade la jornada semanal
Introduce las horas disponibles por persona en esa semana.

5. Revisa el coste colectivo
El resultado muestra qué parte de la capacidad del equipo se consume en reuniones, junto con las horas-persona totales.

Horas-persona de reunión = reuniones × (duración en minutos ÷ 60) × asistentes

Porcentaje de capacidad = (horas-persona de reunión ÷ [miembros × horas de trabajo por persona]) × 100

La asistencia se trata como una media por reunión. El cálculo no incluye preparación, seguimiento ni reuniones externas salvo que se incorporen en los datos.

Qué significa el resultado

El porcentaje muestra la fracción de la capacidad semanal total ocupada por tiempo de reunión de los asistentes.

Una cifra elevada no es necesariamente negativa; debe interpretarse junto con el valor y la necesidad de la coordinación.

Datos: 10 personas, 5 reuniones semanales, 45 min por reunión, 8 asistentes de media y 40 h de trabajo por persona.

Cálculo: horas-persona = 5 × 0,75 × 8 = 30 h. Capacidad = 10 × 40 = 400 h. Porcentaje = 30 ÷ 400 × 100 = 7,5 %.

Resultado: las reuniones consumen 30 horas-persona, equivalentes al 7,5 % de la capacidad semanal del equipo.

¿Por qué se usan horas-persona?

Porque una reunión de una hora con ocho asistentes consume ocho horas de capacidad colectiva. La duración del calendario por sí sola no refleja ese efecto.

¿Debo incluir reuniones individuales?

Sí, si quieres medir todo el tiempo de reunión del equipo. En ese caso incorpora su frecuencia, duración y asistencia media dentro de los datos agregados.

¿La preparación de una reunión está incluida?

No, salvo que la añadas indirectamente a la duración. Esta calculadora se centra en el tiempo en reunión, no en tareas previas o posteriores.

¿Qué pasa si asisten personas externas al equipo?

Para medir la capacidad interna, cuenta solo a los miembros del equipo. Si quieres medir el coste total de todas las personas, necesitarías ampliar también la base de capacidad.

¿Cómo puedo usar el resultado para reducir reuniones?

Compara escenarios cambiando frecuencia, duración o asistentes. Así puedes ver qué ajuste libera más horas sin asumir que todas las reuniones deben eliminarse.